PREP法研修
気づけば年末ですね。
いつもアッという間の1年だったと思う12月、今年も色々ありましたが、皆様はどのような年末をお過ごしでしょうか？
さて、今回はサクレ江戸川で実施したPREP法の内部研修について共有させていただきます。
さっそくですが、今回の研修をPREP法を使って報告してみますね。
結論から申し上げますと
サクレ江戸川で「報告」「連絡」「相談」のかみ合わせを良くするためにPREP法の研修を行いました。
理由と致しましては、スタッフが双方向で伝えたいことが正しく伝わり、お互いの意思の確認と理解を大切にしながら業務が進められるように、コミュニケーションの円滑化と機能的なチームづくりを目指すためです。
たとえば、何が報告？どういうものが連絡？どこからが相談？その順序や優先順位は？といったように、「報告」「連絡」「相談」という言葉一つ一つを取っても個人でやり方や解釈の違いがあり、そこに不和が生じていたからです。
ということで結論に戻りますと、「報告」「連絡」「相談」のかみ合わせを良くするためにPREP法の研修を行いました。
いかがでしたでしょうか？端的にわかりやすく、第三者として聞いたら「なるほどね」と思う報告だったのではないでしょうか。
報連相と一言でいっても、「報告の定義は？」「どのような流れで？」と聞かれるとすぐには答えにくいものですよね。
私が相手に「報告」「連絡」「相談」するときに心がけていることは、相手の思考処理時間をいかに減らすかを考えて報告するようにしています。
なぜなら、自分の相談は、相手の貴重な時間を割いてもらっていると考えるので、自分のために相手の時間を取ってしまわないように、言いたいことを端的にまとめ、自分の考えを述べることを前提に、推測される選択肢を提示し、その中でも自分の第一候補、その理由などを述べるように心がけております。
とはいえ、これは私の個人的な「報告」「連絡」「相談」の感覚であり、具体的に上記を型にできるかというと、そういうものでもない気がしますし、相手に感覚を伝えるのも難しい・・・
研修では、この感覚に近い部分の問題解決のために「論理的な思考と共通のPERP法という『型』で報連相を行う」を取り入れることで、コミュニケーションのかみ合わせの向上を目指しました。
論理的な思考については、『ゼロ秒思考』を取り入れました。
方法といたしましては、まずタイトルを決め、そのタイトルについて思いつくままに具体的に書き出す。次に書き出したものの中から気になる部分を一つ書き出し、それをまたタイトルとして、同じくタイトルに対して思いつくことを具体的に書き出す。これを数回続けると（研修では３～４回くらい）問題の本質に気づくことができる。
『型』についてはPREP法を使用しました。
型とは
Ｐ：Ｐｏｉｎｔ 結論 「結論から言いますと〇〇ということです」
Ｒ：Ｒｅａｓｏｎ 理由 「なぜかというと、〇〇だからです」
Ｅ：Ｅｘａｍｐｌ 例 「例えば、これによって〇〇になるからです」
Ｐ：Ｐｏｉｎｔ 結論 「ということで、結論に戻りますと〇〇ということになります」
の順で話をする。
この二つを取り入れ、数回ロールプレイを行い、はじめはぎこちなかったですが、回数を重ねることでスムーズに話ができるようになっていきました。
サクレ江戸川も12月に研修を行い、始めたばかりの取り組みです。研修を行った時のみの単発で終わると、せっかく学んだ知識も意味がないものにもなります。会議やミーティング、日ごろの引継ぎなど使用する機会を設け、日ごろから物事を整理して結論から順序だてて「報告・連絡・相談」を、PREP法という『型』を使って論理的に伝達することで、コミュニケーションをかみ合わせていきたいと思っております。
「報告」「連絡」「相談」になんらかのぎこちなさや、問題を感じている方々がいらっしゃるようでしたら、皆で統一した『型』での「報告」「連絡」「相談」を試してみてはいかがでしょうか。